Продукти | Програмні продукти BAS |
BAS Документообіг КОРП
![]() |
"Документообіг КОРП" - новітнє рішення для автоматизації обігу документів та взаємодії працівників підприємства. За допомогою даного програмного забезпечення можна здійснити автоматизацію всіх етапів обробки внутрішніх та офіційних документів як комерційних, так і державних підприємств, незалежно від типу документообігу - паперового або електронного. |
- Призначення продукту
- Функціонал
Програма "Документообіг КОРП" призначена для забезпечення збереження, швидкого доступу, полегшення пошуку і підвищення ефективності роботи з внутрішніми та офіційними документами. Даний програмний продукт дозволяє працювати з будь-якими типами документів, починаючи від офісних або тих, які містять текстову, графічну, аудіо-та відеоінформацію, і закінчуючи додатками, архівами і документами проектувальних програм.
"Документообіг КОРП" дозволяє:
- впорядкувати роботу співробітників з документами, виключити можливість втрати версій або перетину фрагментів при одночасній роботі;
- скоротити час пошуку потрібної інформації і сумарний час колективної обробки документів;
- підвищити якість готового матеріалу (проектів, документації тощо) за рахунок вирішення великої кількості спірних питань та упорядкування роботи користувачів.
"Документообіг КОРП" не має галузевої специфіки і може ефективно використовуватися як в бюджетному секторі, так і на комерційних підприємствах, чи то розподілена холдингова структура з великою кількістю користувачів чи невелике підприємство. Будучи універсальною, програма легко може бути налаштована і адаптована під специфіку конкретної організації.
"Документообіг КОРП" в комплексі вирішує завдання автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни:
- централізоване безпечне зберігання документів,
- оперативний доступ до документів з урахуванням прав користувачів,
- реєстрація вхідних і вихідних документів,
- перегляд і редагування документів,
- контроль версій документів,
- робота з документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, аудіо-і відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками і т.д.,
- повнотекстовий пошук документів за їх змістом,
- колективна робота користувачів з можливістю узгодження, затвердження та контролю виконання документів,
- маршрутизація документів, що настроюється по кожному виду документів окремо,
- автоматизоване завантаження документів з електронної пошти і зі сканера,
- облік і контроль робочого часу співробітників.
"Документообіг КОРП" в комплексі вирішує завдання автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавчої дисципліни. Програма підтримує роботу, яка розрахована на багато користувачів в локальній мережі або через Інтернет, у тому числі і через веб-браузери.
Розглянемо функціональні можливості програми "Документообіг КОРП".
"Документообіг КОРП" дозволяє працювати з документами будь-яких типів, надаючи обліково-реєстраційну картку і набір реквізитів, передбачених Iнструкцією з діловодства від 30.11.2011 р. №1242 і Типовим порядком здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженим постановою КМУ від 28.10.2004 р. №1453. У програмі внутрішні документи і файли зберігаються у папках, з урахуванням прав доступу кожного працівника, залежно від видів документів, грифів доступу до них. Усій вхідній та вихідній кореспонденції автоматично присвоюються реєстраційні номери за складними правилами. При реєстрації додатково здійснюється:
- друкування штрих-кодів та реєстраційних штампів,
- автоматичний розгляд документів та взяття їх на контроль,
- автоматичний контроль термінів виконання документів та повідомлення виконавців,
- формування звітів щодо надходження та виконання документів, у т. ч. прострочених.
Усім працівникам забезпечено швидкий доступ до файлів як для перегляду, так і для редагування. При цьому гарантовано виключаються конфлікти при одночасному редагуванні документів — завдяки механізму блокування файлів.
Програма дозволяє автоматизувати весь цикл роботи з договірними документами, починаючи від підготовки проекту договору зі всіма пов'язаними з ним документами до обліку і контролю виконання фінансових зобов'язань за договором. При цьому автоматично може бути подовжено термін дії договору за зазначеними у ньому правилами або навіть розірвано. А для управлінського обліку й аналізу договірної роботи у програмі передбачено звіти:
- "Список укладених договорів",
- "Договори, термін дії яких закінчується",
- "Супровідні документи за договором",
- "Динаміка кількості укладених договорів",
- "Динаміка сум укладених договорів",
- "Розірвані договори".
Універсальність програми "Документообіг КОРП" дозволяє завантажувати безпосередньо зі сканерів вхідні, вихідні, внутрішні документи і будь-які типи файлів у структуровані папки, автоматично розбиваючи документи за типами
У конфігурації програми "Документообіг КОРП" внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.
Структура папок може формуватися у відповідності з організаційною структурою підприємства або за типами документів. Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.
Додатково до цього всі дані конфігурації програми "Документообіг КОРП" обмежуються правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій та питань діяльності.
"Документообіг КОРП" дозволяє вести облік та реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.
Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.
Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
- автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль,
- оповіщення виконавців,
- підтримка регламентованих термінів виконання документів,
- подальше формування звітів по надходженню і виконання документів, за простроченими документами.
В "Документообіг КОРП" передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN.
Будь-який документ або файл "Документообіг КОРП" можна відправити електронною поштою безпосередньо з програми. Передбачено також завантаження вхідних і внутрішніх документів з електронної пошти.
Для перегляду та редагування документів "Документообіг КОРП" використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів.
Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на "робочому столі"; користувач бачить список редагованих документів і список невиконаних завдань, передбачена настройка "робочого столу" з можливістю видалити, додати чи поміняти місцями елементи конкретного розділу.
"Документообіг КОРП" забезпечує доступ співробітників до файлів як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення.
Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.
У конфігурації програми "Документообіг КОРП" колективна робота з документами реалізована в наступних бізнес-процесах:
- Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа.
- Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролерові для дотримання виконавчої дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
- Узгодження: додані до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне погодження.
- Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
- Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації і відправки кореспонденту.
- Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
- Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі "Директор" і програма автоматично доставить відповідну завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль - самому директору або його заступнику.
Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів.
Електронний документ являє собою структурований набір даних, що містить реквізитну і змістовну частину. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.
В "Документообіг КОРП" реалізований повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але й по змісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської та української мов.
Дані обліку робочого часу і можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.
У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає в себе дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
В "Документообіг КОРП" передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази в тому числі і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.
Прикладне рішення "Документообіг КОРП" розроблено на платформі "1С: Підприємство 8", яка забезпечує високу гнучкість, налаштованість, масштабованість, продуктивність і ергономічність прикладних рішень, підтримує роботу в режимі тонкого і веб-клієнта, роботу користувачів через Інтернет, у тому числі і по низькошвидкісних каналах зв'язку.
"1С:Підприємство 8" підтримує роботу з різними СУБД - файловий режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.
Сервер застосунків "1С:Підприємство 8" може функціонувати як в середовищі Microsoft Windows, так і в середовищі Linux. Це забезпечує при впровадженні можливість вибору архітектури, на якій буде працювати система, і можливість використання відкритого програмного забезпечення для роботи сервера і бази даних.
Назад до розділу